ประเภทของเอกสาร (Type of Documents)

ประเภทของเอกสาร (Type of Documents)
เอกสารอ้างอิง (reference documents)
คู่มือการปฏิบัติงาน (procedure manuals)
แบบฝึกสอน (tutorial)
เอกสารประกอบระบบสารสนเทศโดยปกติทั่วไป ประกอบด้วยเอกสารหลายแบบ สำหรับผู้ใช้ ดังนี้ เอกสารอ้างอิง (reference documents) คู่มือการปฏิบัติงาน (procedure manuals) แบบฝึกสอน (tutorial)

เอกสารอ้างอิง (reference documents)
ในบางครั้งเรียกว่า help system เป็นเอกสารที่ออกแบบและจัดทำขึ้นเพื่อใช้งานสำหรับผู้ใช้ระบบต้องการเรียนรู้การใช้งานฟังก์ชั่นต่างๆ ของระบบ  เช่น การอัพเดทฟิลด์ข้อมูล การเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ เป็นต้น
โดยทั่วไป ผู้คนจะอ่านข้อมูลอ้างอิงเหล่านี้ก็ต่อเมื่อพวกเขาได้ทดลองใช้งานระบบแล้ว แต่ไม่สำเร็จ
การเขียนเอกสารอ้างอิงจำเป็นต้องให้ความระมัดระวังสูง เนื่องจากผู้อ่านมักจะกำลังมีอารมย์ขุ่นมัว อันเนื่องมาจากประสบกับความล้มเหลวในการใช้งาน

คู่มือการปฏิบัติงาน (procedure manuals)
เป็นเอกสารเพื่อการอธิบายฟังก์ชั่นทางธุรกิจ เช่น การพิมพ์รายงานประจำเดือน การรับคำสั่งซื้อ ดังนั้นคู่มือนี้จึงทำหน้าที่อธิบายขั้นตอนในการทำงาน การใช้งาน ที่ละขั้น ทีละตอน ตามแต่ละฟังก์ชั่น ของระบบ
ดังนั้น จึงต้องมีการอธิบายโดยละเอียด ทำให้เอกสารมีขนาดใหญ่กว่าเอกสารอื่นๆ

แบบฝึกสอน (tutorial)
เป็นเอกสารที่ทำหน้าที่สอนผู้ใช้ถึงการใช้งานองค์ประกอบหลักๆ ของระบบ เช่น การใช้งานระบบเบื้องต้น
ทำให้เป็นเอกสารที่มีขนาดใหญ่เช่นเดียวกัน และต้องถูกออกแบบให้อ่านแบบลำดับ เพื่อสามารถใช้ในการอ้างอิง และสามารถอ่านเพื่อการเรียนรู้ได้ด้วยตนเอง

เอกสารสำหรับผู้ใช้ ไม่ต้องอธิบายถึงกระบวนการในการพัฒนาระบบ ไม่ต้องอธิบายกระบวนการในการพัฒนาอินเตอร์เฟส
สำหรับนักพัฒนามือใหม่ ควรให้ความสำคัญกับการออกแบบโครงสร้างของเอกสารให้ดี เพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจได้ง่าย